Kundcase: Internationellt Centrum för Lokal Demokrati (ICLD)
ICLD är en ideell förening som finansieras av Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete (Sida). ICLD:s fokus är att bekämpa fattigdom genom att stärka lokaldemokrati och verksamheten kan delas upp i tre områden; Kommunala partnerprogram, forskning och internationella utbildningsprogram i samarbetsländer.
Fördelarna med det nya systemet för ICLD:
Det nya systemet är helt anpassat efter ICLD:s processer och innebär en digitalisering av hela ansöknings och ärendehanteringsprocessen. Detta har resulterat i en papperslös process och en minskad administration uppskattad till 75%.
Administrativ ansöknings- och handläggningsprocess som skapade mycket pappersarbete och onödig administration på icke värdeskapande aktiviteter.
Processerna skulle digitaliseras med hjälp av ett anpassat ärendehanteringssystem
ICLD:s program ger kommuner möjlighet att dela kunskap och erfarenhet med internationella kollegor och forskare i ett 100-tal projekt för att stimulera gemensamma lösningar på de vardagliga utmaningar som städer och kommuner står inför.
”Vi la tid och energi på administration istället för att utveckla våra program”
Som en mål- och resultatinriktad organisation arbetar ICLD proaktivt för att hitta effektiviseringsmöjligheter. En av de mest administrativa processerna i ICLD:s verksamhet var ansökningsprocessen som genomförs två gånger per år, med ett hundratal ansökningar.
”Vi har kunnat anpassa allting. En tydlig effekt av digitaliseringen var när jag satt på ett styrgruppsmöte – helt utan papper. Jag tänker inte ens tanken att gå tillbaka till så som vi hade det tidigare.”
- Rikard Eduards, Projektansvarig på ICLD.
Historiskt sett har man som ansökande behövt ladda hem dokument från webbplatsen, fylla i och eposta till ICLD. Som handläggare har man därefter öppnat, sorterat, scannat och laddat upp i systemet för dokumentlagring. Och det tog inte slut där. Handläggaren skapade sedan excel-filer, kopierade in i olika projekt samt skapade olika dokument för flera olika intressenter
Vägen till det papperslösa kontoret är en numera bekant väg för Rikard Eduards. Som initiativtagare till att digitalisera ansökning- och handläggningsprocessen har Rikard varit en nyckelperson i kravställningen på deras nya ärendehanteringssystem.
ICLD har använt Softadmin® som dokumenthanteringssystem under flera år. Så när handläggningsprocessen skulle digitaliseras var det naturligt att fråga Multisoft om vilka möjligheter som fanns.
Multisoft ansvarade för kravställning och vidareutveckling av Softadmin. Under kravinsamlingen blev det tydligt att man fortfarande genererade mycket papper, varav mycket genom att klippa och klistra i Word, samt att systemet saknade stöd för vissa processer som t.ex. bedömningsprocessen.
Digitaliseringsprojektet delades upp i två steg. Det första steget var att digitalisera ansökningarna, men det förändrade inte pappersarbetet i handläggningen. Det andra steget var att automatisera alla manuella processteg i systemet.
Med det nya systemet har ICLD får en skräddarsydd lösning, helt anpassat efter deras process. Med en uppskattad minskning av administration på 75% – kan Rikard och hans kollegor fokusera på det som skapar värde – att bekämpa fattigdom.
Multisofts lösning
Pappersbefriande ansökningar
Med ambitionen att så långt som möjligt minska behovet av papper och automatisera bort tidskrävande moment infördes en rad nya möjligheter i systemet.
Fyll i formuläret eller kontakta oss direkt!
Kontakta oss
