Vad kostar ditt Excelark?

Excel är ett fantastiskt hjälpmedel för beräkningar. Det är därför inte helt ovanligt att jag stöter på stora företag och organisationer som har en omfattande hantering i Excel. Inget ont i det, för Excel är ju gratis… eller hur?

Excel har förstås sin plats här i världen. Med svart bälte i Excel går det att göra snabba och skarpa analyser, och där har vi inga invändningar. Men det förekommer också att företag bygger hela order- och faktureringssystem i Excel och där vill jag säga stopp! Såna skapelser blir tidstjuvar, och det är mer regel än undantag att de orsakar fel och skapar djupa personberoenden. Sen kostar de också, men vad (och hur mycket)?

Så, vad kostar ett Excelark?

Det beror på, naturligtvis. I exemplet nedan så använder vi en affärsprocess där avtalskunder faktureras för avropade tjänster. Det är tyvärr inget ovanligt scenario att företag bygger systemstöd för såna processer i Excel.

Vi börjar med att ställa frågan ”Hur vet man ens vad som ska faktureras?”. I en excelbaserad process är svaret att Någon ska uppdatera listan över vad som avropats. Helst ska samma Någon också skriva in när (och hur) fakturan ska skickas. Om Någon glömmer något, så finns risken att fakturan skickas för tidigt, för sent eller i värsta fall inte alls. (Man kan förstås gardera sig mot slarvfel genom att lägga in manuella kontrollrutiner, men sånt drar ju också arbetstid!)

Excelbaserade faktureringssystem har därför (minst) följande kostnadsslag:

  • Manuell fakturering
    Underhåll av avropslista (arbetstid). Fakturering (arbetstid). Brev+porto (verkligen?). Avprickning och påminnelser (arbetstid). Inkasso. Kreditförluster.
  • Kontrollkostnader
    Arbetstid.
  • Fel
    Krediteringar pga felaktig fakturering (arbetstid). Kompensationer. (Som ”bonus”: missnöje och stress!)
  • Churn
    Förlorade kunder pga upprepade felaktigheter. Aj!
  • Utebliven fakturering
    Dubbelt aj!

Långsiktiga kostnader

När man bygger sin verksamhet på Excel, så bygger man in kostnader och risker som faller ut förr eller senare. Om man saknar systemstöd för order- och fakturering så kan det vara svårt att lära upp nya personer på alla rutiner. Kostnaderna kommer när det är dags för semestervikarier eller (hemska tanke) när ekonomiavdelningens klippa går vidare mot nya utmaningar. I sådana lägen får man helt enkelt räkna med en period av lägre effektivitet och/eller fler fel. Orsaken är följande:

Särskilt kontrollrutinerna är svåra att föra över, eftersom de kräver full koll på hur alla Excelark är upplagda. Excel är visserligen erkänt snabbt att skriva saker i, men det är också tungt att underhålla. Att ta över någon annans kalkyler är mycket svårare än att underhålla egna – särskilt om man saknar verksamhetsbakgrunden!

Att föra över en manuell faktureringsprocess är med andra ord mycket lättare sagt än gjort. Ofta slutar överlämningssamtal med ”Om du inte känner dig säker: ring mig hellre än att du gissar! Det är precis så man känner igen ett personberoende!

Ilskna revisorer

Revisorers huvudinvändning mot excelbaserade faktureringsrutiner brukar vara att spårbarheten är nära noll. Hur ska revisorn då kunna skriva under på att det ”råder god ordning”? Det går ju inte ens att veta om allt avropat arbete fakturerats!

I bästa fall är kostnaden för revisorns oro begränsad till hens timkostnad, men det kan också hända att någon av dina anställda glömmer att fakturera en order. Eller ännu värre: att någon ”glömmer” att fakturera för att istället blir bjuden på något… av kunden. Såna risker vill man helst inte tänka på.

Till slut

Använd gärna Excel  men till rätt saker. Och tänk på vad det kostar dig!

ebok_banner

Posted in:
Om författaren

Jan Garefelt

Jag jobbar med kravinsamling och älskar de pedagogiska utmaningarna som uppkommer kring nya system och processer. Att förstå användares behov av processtöd, att konkretisera behoven och att hitta på fungerande lösningar är bland det roligaste jag vet.